Was ist
per documaps?

Projektdatenmanagement für Architekten und Ingenieure. Aufwendige Dokumenten- bzw. Informationssuche in Projekten entfällt, bei der Erstellung neuer Dokumente als auch bei der Suche nach Informationen, wie Ihnen unser Praxisbeispiel später zeigen wird. Dokumente werden automatisch mit relevanten Projektdaten gespeichert. Dokumentenmanagement, Stundenbuch, Controlling, vollständige HOAI, Revisionsverwaltung sind nur einige Beispiele. Darüber hinaus bietet per documaps® eine schnelle Volltextsuche auf Ihren gesamten Dokumentenbestand.

Warum
per documaps?

Per documaps® ist aus dem täglichen Bedarf heraus von Planern für den niederlassungsübergreifenden Einsatz für komplexe Ingenieur- und Planungsdienstleistungen konzipiert und entwickelt worden. Wer kennt besser den Bedarf als der Planer selbst? Per documaps® ist seit 18 Jahren erfolgreich im Einsatz. Federführend bei der Weiterentwicklung sind der Bedarf und die Innovationskraft unserer Kunden, die wir sehr hoch schätzen. Auch auf „Sie“ zählen wir, um per documaps® weiter zu dem Produkt zu machen, das Sie brauchen – „Die Unternehmenslösung die Ihre Abläufe optimiert und beschleunigt“.

Was sind
Ihre Vorteile?

1. Sie gewinnen Zeit
Einfache Dokumentenerstellung, schnelle Suche, komplettes Rechnungswesen und Verwaltung.

2. Sie gewinnen Sicherheit
zu wissen, wo sich die Informationen Ihres Unternehmens befinden und wo sie gesichert sind.

3. Sie erhalten Flexibilität
Informationen immer und überall verfügbar.

4. Sie können vereinfacht zertifiziert werden
DIN ISO 9001 Zertifizierung schon fast erledigt

Unsere Produkte

Die Lösung
für Architekten

Projektverwaltung mit Kostenkontrolle
BIM, CAD- und Office- Integration
Stundenbuch, Planliste, Büroorganisation
Anbindung vorhandener Anwendungen
Revisionsverwaltung

Die Lösung
für Bauingenieure

Projektdatenmanagement mit Verwaltung
Büro- und Rechungsverwaltung
Controlling und Mitarbeiterverwaltung
Integration von Fachanwendungen
Revisionsverwaltung

Die Lösung
für Planer

Projektorganisation mit Kostenkontrolle
Büro- und Rechungsverwaltung
Erweiterte Anwendungsintegration
Schnelles arbeiten
Einfache Handhabung

Die Lösung
für TGA

Projektsteuerung und Verwaltung
Office- und CAD- Integration
Controlling und Kalkulation
Anbindung vorhandener Anwendungen
Büroorganisation

Die Lösung
für Berater

Projektverwaltung mit Controlling
Büro- und Rechungsverwaltung
Erweiterte Anwendungsintegration
Schnelles arbeiten
Einfache Handhabung

So arbeiten Sie
redundanzfrei

ECM mit Projektdatenverwaltung
Office Integration und Mailablage
Interner Kommunikation
Redundanzfrei
Schnelle Suche, große Datenmengen

Lernen Sie uns kennen

07.-11. September 2016

NordBau – die Baumesse im Norden
Sonderschau in Halle 6 Stand 6112 IT am Bau
Noch Eintrittskarten verfügbar – vereinbaren Sie einen Termin

20.-23. September 2016

20.-23. September 2016
Innotrans – Internationale Messe für Verkehrstechnik
Besuchen Sie uns in Halle 6 Stand 6112
Noch Eintrittskarten verfügbar – vereinbaren Sie einen Termin

17.-19. November 2016

Die ganze Vielfalt der Gebäudetechnik unter einem Dach.
Sie suchen nach neuen Impulsen, Produkten und Kontakten?
Auf der GET Nord finden Sie, was Sie in Ihrem Beruf weiterbringt.

16.-21. Januar 2017

Treffpunkt der gesamten Baubranche
Alle zwei Jahre findet die BAU, Weltleitmesse für Architektur, Materialien und Systeme statt.
Sie setzt Maßstäbe und ist der wichtigste Treffpunkt der Branche.

Arbeitszeit im Unternehmen

Wir haben einen Querschnitt ermittelt, wie viel Zeit ein Mitarbeiter ohne eine Softwarelösung für verschiedene Tätigkeiten benötigt. Bei einem Büro von 20 Mitarbeitern entspricht der Arbeitsaufwand mehr als 100 Arbeitstagen im Jahr. Mit der Softwarelösung von documaps reduziert sich der Arbeitsaufwand um mindestens 70 Prozent.

Möchten Sie mehr erfahren? Gerne stellen wir Ihnen unsere Lösung vor.

  • Durchschnittlicher Aufwand ohne Software
  • Durchschnittlicher Aufwand mit per documaps

Funktionen

Dokumentenfluss
per documaps® organisiert und verwaltet Ihre Dokumente und Dateien.

Zusätzlich verwaltet per documaps® Kontakte, GEO- und Projektdaten. Sie können nach beliebigen Kriterien eines Projektes suchen und die gewünschten Dokumente sofort finden.

Stundenbuch
Im Stundenbuch werden Arbeits- und Fehlzeiten erfasst, und es dient zur Abwicklung von Reisekosten zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Feiertage (für Deutschland), Urlaubsanspruch und Wochenarbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter werden verwaltet.
Mitarbeiterauswertung von Stundenlisten, Wochenstunden, Projektstunden und Monatsstunden. Zeiten, Kilometer, Reise- und Nebenkosten werden direkt auf das Projekt in der jeweiligen Leistungsphase vom Mitarbeiter gebucht.

Alle erfassten Informationen und möglichen Auswertungen sind auch in Text- oder Tabellenform exportierbar.

In der Stundenbuchverwaltung werden die Stundenbücher der einzelnen Mitarbeiter verwaltet. Zusätzlich definieren Sie Feiertage, Urlaub, Nebenkosten, externe Rechnungen, genehmigen Überstunden und behalten die Übersicht über Projekte und Mitarbeiter.

HOAI
Alle Fachbereiche der HOAI sind abgedeckt. Mit wenigen Klicks erstellen Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Abschlags- und Schlusszahlungen. Für Rahmenverträge, Großkunden mit besonderen Konditionen, Zeithonorare, Sonder- und Pauschalleistungen können Sie eigene Auftragsvorlagen erstellen. Zusätzliche Dokumente wie eingescannte Bestellungen oder externe Rechnungen von Subunternehmern können mit dem Auftrag verknüpft werden, damit eine lückenlose Dokumentation gewährleistet ist.
Revisionsverwaltung
Mit per documaps® werden Ihre Dokumente und Zeichnungen revisionssicher nach Leistungsphasen, Ausgaben und Status abgelegt, einschließlich verknüpfter Dokumente. Sie haben jederzeit mit einem Klick die Möglichkeit, sich Vorgängerversionen anzeigen zu lassen.
Telefonintegration
Bei Aktivierung der CTI in per documaps werden ankommende Anrufe in der Anruferkonsole erfasst und mit allen vorhandenen Daten angezeigt. So kann während eines eingehenden Anrufs das Projekt des Kunden geöffnet werden um nötige Informationen verfügbar zu haben. Das Fenster springt in den Vordergrund und zeigt Ihnen den Anrufer mit Rufnummer und Firmendaten, projektbezogene Ansprechpartner und involvierte Mitarbeiter und deren Status (Mitarbeiterstatus) an. Sie wählen das passende Projekt und haben alle Daten zur Verfügung.

Zusätzlich zur CTI-Funktionalität bietet die Anruferkonsole eine schnelle Suche nach beliebigen Kriterien zu Firmen, Adressen und Personen.

Aufgabenverteilung
Die Aufgabenverteilung ist mit wenigen Klicks erledigt. Sie wählen das Projekt, die Priorität, Fälligkeitsdatum, den Empfänger und beschreiben die Aufgabe. Der Empfänger erhält einen Hinweis dass eine neue Aufgabe für Ihn eingetroffen ist und sieht im Info Board alle nötigen Informationen. Als Antwort ist Rückfrage oder erledigt möglich. Die Nachricht wird automatisch nach Klick als gelesen markiert, ein Zurücksetzen ist nicht möglich. Die Aufgabe kann direkt im Info Board bearbeitet und in den Corporate Explorer übernommen werden. Die Aufgabe wird automatisch ihrem aktuellen Status nach in den entsprechenden Ordner (Neu, Bearbeitung, Rückfrage, Antworten, Fertig) verschoben.

Das Aufgabenmanagement teilt sich in empfangene und delegierte Aufgaben auf.

Suche & Volltextsuche
Suche – Die komfortable und schnelle Suche im lässt keine Wünsche offen. Sie können nach Adressen, Orten, Straßen, Namen, Nummern suchen, die Suche beginnt während der Eingabe. Egal welches Suchkriterium, auch in Kombinationen, Sie verwenden, die Suchergebnisse werden noch bei der Eingabe angezeigt. Zusätzliche Filter ermöglichen ein schnelles und effizientes Arbeiten.

Volltextsuche – Die Volltextsuche gestattet Ihnen, nicht nur beliebige Dateien (auch CAD, PDF usw.) zu durchsuchen.
Sie können zusätzlich Filter und logische Abfragen definieren. Eine Vorschau- und Bearbeitungsmöglichkeit sind ebenfalls im Eingabefenster integriert.

Mobilität
Die Datenverfügbarkeit ist neben der Effizienz der Abläufe ein zentrales Thema für per documaps®, um Ihnen das Tagesgeschäft so angenehm wie möglich zu gestalten.
Anwendungsintegration
Neben den vorinstallierten MS-Office-Anwendungen können beliebige andere Programme, die Sie für den täglichen Einsatz benötigen, integriert werden, wie CAD (Revit, und viele andere Anbieter), BIM, etc. Zusätzlich bietet Ihnen die in per documaps® beinhaltete CTI die Möglichkeit, per Klick einen Anruf zu starten. Sie erfasst ankommende Anrufe in der Konsole und es werden alle mit der eingehenden Rufnummer verknüpften Projeken mit einem Klick angezeigt.
GEO Explorer mit Suche
Der GEO Explorer ermöglicht Ihnen, Projekte und Kontakte auf der Karte (maps) anzeigen zu lassen. Sie können nach einzelnen Projekten und Kontakten suchen, sei es mit Namen, Projektbezeichnungen, Orten und Straße. Zusätzlich kann die Abfrage mit einer Umkreissuche und einem Bezug oder über einen Filter verfeinert werden.
Twin Explorer
Per documaps® stellt eine Vielzahl von Funktionen bereit, die das Tagesgeschäft im Büro und unterwegs vereinfachen. Ziel aller Funktionen ist es, Sie im Tagesgeschäft zu unterstützen und Abläufe zu optimieren. Per documaps® stellt mit dem Corporate Explorer ein hocheffizientes Werkzeug zur Verfügung. Per documaps® stellt mit dem Twin Explorer ein hocheffizientes Werkzeug zur Verfügung.
Der Twin Explorer kann in der Twin Ansicht eine Vielzahl von Aufgaben erledigen.
Zum einen bietet er die bekannte Möglichkeit, bequem und per drag and drop Dokumente zu organisieren.
Die rechte Hälfte kann für die Karten- oder Voransicht von Dokumenten genutzt werden. In der Kartenansicht sehen Sie die aktuelle Projektposition und in der Voransicht den Inhalt des im linken Fenster ausgewählten Dokumentes. Wenn im rechten Fenster auch die Projektansicht gewählt wird, können Projekte miteinander verglichen oder Dokumente organisiert werden. Als besonders effizient zeigt sich die Suchfunktion im Twin Explorer. Noch während der Eingabe beginnt die Suche. Ob Sie nach einem Projekt, Kontakt oder Dokument suchen ist dabei egal. Sie können beliebige Kriterien miteinander kombinieren und müssen diese nicht einmal ausschreiben. Suchergebnisse die mit Ihnen verknüpft sind werden grafisch hervorgehoben.
Datenverfügbarkeit
per documaps® arbeitet serverbasiert. Das bedeutet für Sie eine neue Art der Flexibilität. Ob Sie im Büro an Ihrem Desktop-Rechner arbeiten oder mit Ihrem Notebook im Homeoffice oder unterwegs sind, wir sorgen dafür, dass Ihre Daten in gewohnter Weise zur Verfügung stehen.

Die Datensicherheit ist selbstverständlich auch bei per documaps auf dem höchsten Stand. Wir sorgen dafür dass Ihre Daten auch bei Ihnen bleiben. Per documaps® bietet die Möglichkeit der automatischen Sicherung. Die Backup-Intervalle werden bei der Installation konfiguriert und können so wie das gesamte System von Ihrem Administrator verwaltet werden.

Kostenkontrolle
In der Stundenbuchverwaltung werden die Stundenbücher der einzelnen Mitarbeiter verwaltet. Zusätzlich definieren Sie Feiertage, Urlaub, Nebenkosten, externe Rechnungen, genehmigen Überstunden und behalten die Übersicht über Projekte und Mitarbeiter.

Im Stundenbuch werden Arbeits- und Fehlzeiten erfasst, und es dient zur Abwicklung von Reisekosten zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Feiertage (für Deutschland), Urlaubsanspruch und Wochenarbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter werden verwaltet. Mitarbeiterauswertung von Stundenlisten, Wochenstunden, Projektstunden und Monatsstunden. Zeiten, Kilometer, Reise- und Nebenkosten werden direkt auf das Projekt in der jeweiligen Leistungsphase vom Mitarbeiter gebucht.
Alle erfassten Informationen und möglichen Auswertungen sind auch in Text- oder Tabellenform exportierbar.

Controlling
Per documaps® bietet ein automatisches Projekt- und Rechnungscontrolling sowie eine Vielzahl an weiteren Auswertungen. Mit der Stundenbuchverwaltung haben Sie alle internen und externen Kosten Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick (wie Reisekosten, Nebenkosten, Überstunden, Feiertage, Urlaub, etc.).
Interne Kommunikation
Meist arbeitet mehr als ein Mitarbeiter an einem Projekt und es gilt Aufgaben zu verteilen und ihre Bearbeitung zu überprüfen. Dazu bietet per documaps® mit dem Info-Board ein einfaches Werkzeug um Aufgaben und Nachrichten zu organisieren. So funktioniert die Aufgabenverteilung nachvollziehbar und nicht „auf Zuruf“ oder per internen E-Mail-Verkehr. Das Info-Board ist in die Bereiche Nachrichten und Aufgaben gegliedert. Server Meldungen sind nur für den Administrator sichtbar. Aufgaben und Nachrichten sind projektbezogen und können mit Prioritäten versehen werden, d.h. in einer Nachricht oder Aufgabe ist das Projekt hinterlegt, so ist die Frage einfach zuzuordnen und es können ggf. Änderungen am Projekt mit wenigen Klicks vorgenommen werden. Auf Nachrichten kann nur geantwortet werden. Bei Aufgaben kann an die Zielperson geschrieben werden und es lassen sich zusätzlich per Auswahl die weiteren am Projekt beteiligten Mitarbeiter anzeigen. Bei Verfassen der Aufgabe wird zwischen verschiedenen Aufgabenstellungen ausgewählt und auch die Antwort kann selektiert werden. Entsprechend der Auswahl werden die Aufgaben im Info-Board zugeordnet. Empfänger können keine Aufgaben löschen.

Ihr Nutzen

per documaps® präsentiert sich als ganzheitliches System für die Anforderungen in einem Planungsbüro. MS Office, CAD-System, Telefonanlage, Verwaltungstools und viele andere Lösungen, mit denen Sie täglich arbeiten, sind in per documaps® bereits integriert. Durch die Integration Ihrer Anwendungen, das ausgefeilte Dokumentenmangement, die schnelle Suche und die einfache Bedienung definiert per documaps® Effizienz neu.  
per documaps definiert Flexibilität neu. Egal wo Sie auch sind und Ihre Daten benötigen – per documaps stellt diese bereit.  
Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie Dokumente aller Art. Alle nötigen Daten sind bereits in per documaps und den Vorlagen hinterlegt. Auch CAD, BIM und andere Dokumente werden mit den nötigen Informationen erstellt und gespeichert. Sie brauchen nie wieder Projektdaten in ein Dokument eingeben. Von der Adresse über die Anrede bis zur Grußformel mit Namen werden alle Daten automatisch eingetragen.  
Nie wieder eine Suche nach Dokumenten im Unternehmen.
Durch die einfache Bedienung von per documaps und das Dokumentenmanagement sind alle Unterlagen an dem dafür vorgesehenen Platz.
Haben alle die neue Version? Auch das Organisieren von Vorlagen gehört der Vergangenheit an.
In der Vorlagenverwaltung erstellen und ändern Sie die Vorlagen und sofort sind diese systemweit verfügbar.

 

Die mobile Lösung von per documaps® optimiert auch Ihre Tätigkeit, während Sie unterwegs sind.
Es ist nicht mehr nötig unzählige Kontakte im Smartphone zu speichern und pflegen.
Die mobile Lösung stellt alle Kontaktdaten und Dokumente für Sie bereit.
Wie bei per documaps® selbst haben Sie die letzten Kontakte und Projekte sofort im Blick.

 

per documaps setzt neue Maßstäbe bei der internen Kommunikation und der Aufgabenverteilung.
Nie war es einfacher und effizienter Nachrichten und Aufgaben zu bearbeiten.

 

Kontakt

Fon:
02972 / 97 21 72

Fax:
02972 / 97 21 18

Support Hotline:
02972 / 9721 9721

Mail:
kontakt@documaps.de

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Verwaltung Schmallenberg
Tel.: 02972 / 972172
Info@documaps.de