Im Stundenbuch werden Arbeits- und Fehlzeiten erfasst, und es dient zur Abwicklung von Reisekosten zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Feiertage (für Deutschland), Urlaubsanspruch und Wochenarbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter werden verwaltet.
Mitarbeiterauswertung von Stundenlisten, Wochenstunden, Projektstunden und Monatsstunden. Zeiten, Kilometer, Reise- und Nebenkosten werden direkt auf das Projekt in der jeweiligen Leistungsphase vom Mitarbeiter gebucht.

Alle erfassten Informationen und möglichen Auswertungen sind auch in Text- oder Tabellenform exportierbar.

In der Stundenbuchverwaltung werden die Stundenbücher der einzelnen Mitarbeiter verwaltet. Zusätzlich definieren Sie Feiertage, Urlaub, Nebenkosten, externe Rechnungen, genehmigen Überstunden und behalten die Übersicht über Projekte und Mitarbeiter.

Alle Fachbereiche der HOAI sind abgedeckt. Mit wenigen Klicks erstellen Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Abschlags- und Schlusszahlungen. Für Rahmenverträge, Großkunden mit besonderen Konditionen, Zeithonorare, Sonder- und Pauschalleistungen können Sie eigene Auftragsvorlagen erstellen. Zusätzliche Dokumente wie eingescannte Bestellungen oder externe Rechnungen von Subunternehmern können mit dem Auftrag verknüpft werden, damit eine lückenlose Dokumentation gewährleistet ist.

Mit per documaps® werden Ihre Dokumente und Zeichnungen revisionssicher nach Leistungsphasen, Ausgaben und Status abgelegt, einschließlich verknüpfter Dokumente. Sie haben jederzeit mit einem Klick die Möglichkeit, sich Vorgängerversionen anzeigen zu lassen.

Bei Aktivierung der CTI in per documaps werden ankommende Anrufe in der Anruferkonsole erfasst und mit allen vorhandenen Daten angezeigt. So kann während eines eingehenden Anrufs das Projekt des Kunden geöffnet werden um nötige Informationen verfügbar zu haben. Das Fenster springt in den Vordergrund und zeigt Ihnen den Anrufer mit Rufnummer und Firmendaten, projektbezogene Ansprechpartner und involvierte Mitarbeiter und deren Status (Mitarbeiterstatus) an. Sie wählen das passende Projekt und haben alle Daten zur Verfügung.

Zusätzlich zur CTI-Funktionalität bietet die Anruferkonsole eine schnelle Suche nach beliebigen Kriterien zu Firmen, Adressen und Personen.

Die Aufgabenverteilung ist mit wenigen Klicks erledigt. Sie wählen das Projekt, die Priorität, Fälligkeitsdatum, den Empfänger und beschreiben die Aufgabe. Der Empfänger erhält einen Hinweis dass eine neue Aufgabe für Ihn eingetroffen ist und sieht im Info Board alle nötigen Informationen. Als Antwort ist Rückfrage oder erledigt möglich. Die Nachricht wird automatisch nach Klick als gelesen markiert, ein Zurücksetzen ist nicht möglich. Die Aufgabe kann direkt im Info Board bearbeitet und in den Corporate Explorer übernommen werden. Die Aufgabe wird automatisch ihrem aktuellen Status nach in den entsprechenden Ordner (Neu, Bearbeitung, Rückfrage, Antworten, Fertig) verschoben.

Das Aufgabenmanagement teilt sich in empfangene und delegierte Aufgaben auf.

Suche – Die komfortable und schnelle Suche im lässt keine Wünsche offen. Sie können nach Adressen, Orten, Straßen, Namen, Nummern suchen, die Suche beginnt während der Eingabe. Egal welches Suchkriterium, auch in Kombinationen, Sie verwenden, die Suchergebnisse werden noch bei der Eingabe angezeigt. Zusätzliche Filter ermöglichen ein schnelles und effizientes Arbeiten.

Volltextsuche – Die Volltextsuche gestattet Ihnen, nicht nur beliebige Dateien (auch CAD, PDF usw.) zu durchsuchen.
Sie können zusätzlich Filter und logische Abfragen definieren. Eine Vorschau- und Bearbeitungsmöglichkeit sind ebenfalls im Eingabefenster integriert.

Die Datenverfügbarkeit ist neben der Effizienz der Abläufe ein zentrales Thema für per documaps®, um Ihnen das Tagesgeschäft so angenehm wie möglich zu gestalten.

Neben den vorinstallierten MS-Office-Anwendungen können beliebige andere Programme, die Sie für den täglichen Einsatz benötigen, integriert werden, wie CAD (Revit, und viele andere Anbieter), BIM, etc. Zusätzlich bietet Ihnen die in per documaps® beinhaltete CTI die Möglichkeit, per Klick einen Anruf zu starten. Sie erfasst ankommende Anrufe in der Konsole und es werden alle mit der eingehenden Rufnummer verknüpften Projeken mit einem Klick angezeigt.

Der GEO Explorer ermöglicht Ihnen, Projekte und Kontakte auf der Karte (maps) anzeigen zu lassen. Sie können nach einzelnen Projekten und Kontakten suchen, sei es mit Namen, Projektbezeichnungen, Orten und Straße. Zusätzlich kann die Abfrage mit einer Umkreissuche und einem Bezug oder über einen Filter verfeinert werden.

Per documaps® stellt eine Vielzahl von Funktionen bereit, die das Tagesgeschäft im Büro und unterwegs vereinfachen. Ziel aller Funktionen ist es, Sie im Tagesgeschäft zu unterstützen und Abläufe zu optimieren. Per documaps® stellt mit dem Corporate Explorer ein hocheffizientes Werkzeug zur Verfügung. Per documaps® stellt mit dem Twin Explorer ein hocheffizientes Werkzeug zur Verfügung.
Der Twin Explorer kann in der Twin Ansicht eine Vielzahl von Aufgaben erledigen.
Zum einen bietet er die bekannte Möglichkeit, bequem und per drag and drop Dokumente zu organisieren.
Die rechte Hälfte kann für die Karten- oder Voransicht von Dokumenten genutzt werden. In der Kartenansicht sehen Sie die aktuelle Projektposition und in der Voransicht den Inhalt des im linken Fenster ausgewählten Dokumentes. Wenn im rechten Fenster auch die Projektansicht gewählt wird, können Projekte miteinander verglichen oder Dokumente organisiert werden. Als besonders effizient zeigt sich die Suchfunktion im Twin Explorer. Noch während der Eingabe beginnt die Suche. Ob Sie nach einem Projekt, Kontakt oder Dokument suchen ist dabei egal. Sie können beliebige Kriterien miteinander kombinieren und müssen diese nicht einmal ausschreiben. Suchergebnisse die mit Ihnen verknüpft sind werden grafisch hervorgehoben.

per documaps® arbeitet serverbasiert. Das bedeutet für Sie eine neue Art der Flexibilität. Ob Sie im Büro an Ihrem Desktop-Rechner arbeiten oder mit Ihrem Notebook im Homeoffice oder unterwegs sind, wir sorgen dafür, dass Ihre Daten in gewohnter Weise zur Verfügung stehen.

Die Datensicherheit ist selbstverständlich auch bei per documaps auf dem höchsten Stand. Wir sorgen dafür dass Ihre Daten auch bei Ihnen bleiben. Per documaps® bietet die Möglichkeit der automatischen Sicherung. Die Backup-Intervalle werden bei der Installation konfiguriert und können so wie das gesamte System von Ihrem Administrator verwaltet werden.

In der Stundenbuchverwaltung werden die Stundenbücher der einzelnen Mitarbeiter verwaltet. Zusätzlich definieren Sie Feiertage, Urlaub, Nebenkosten, externe Rechnungen, genehmigen Überstunden und behalten die Übersicht über Projekte und Mitarbeiter.

Im Stundenbuch werden Arbeits- und Fehlzeiten erfasst, und es dient zur Abwicklung von Reisekosten zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Feiertage (für Deutschland), Urlaubsanspruch und Wochenarbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter werden verwaltet. Mitarbeiterauswertung von Stundenlisten, Wochenstunden, Projektstunden und Monatsstunden. Zeiten, Kilometer, Reise- und Nebenkosten werden direkt auf das Projekt in der jeweiligen Leistungsphase vom Mitarbeiter gebucht.
Alle erfassten Informationen und möglichen Auswertungen sind auch in Text- oder Tabellenform exportierbar.

Per documaps® bietet ein automatisches Projekt- und Rechnungscontrolling sowie eine Vielzahl an weiteren Auswertungen. Mit der Stundenbuchverwaltung haben Sie alle internen und externen Kosten Ihrer Mitarbeiter auf einen Blick (wie Reisekosten, Nebenkosten, Überstunden, Feiertage, Urlaub, etc.).

Meist arbeitet mehr als ein Mitarbeiter an einem Projekt und es gilt Aufgaben zu verteilen und ihre Bearbeitung zu überprüfen. Dazu bietet per documaps® mit dem Info-Board ein einfaches Werkzeug um Aufgaben und Nachrichten zu organisieren. So funktioniert die Aufgabenverteilung nachvollziehbar und nicht „auf Zuruf“ oder per internen E-Mail-Verkehr. Das Info-Board ist in die Bereiche Nachrichten und Aufgaben gegliedert. Server Meldungen sind nur für den Administrator sichtbar. Aufgaben und Nachrichten sind projektbezogen und können mit Prioritäten versehen werden, d.h. in einer Nachricht oder Aufgabe ist das Projekt hinterlegt, so ist die Frage einfach zuzuordnen und es können ggf. Änderungen am Projekt mit wenigen Klicks vorgenommen werden. Auf Nachrichten kann nur geantwortet werden. Bei Aufgaben kann an die Zielperson geschrieben werden und es lassen sich zusätzlich per Auswahl die weiteren am Projekt beteiligten Mitarbeiter anzeigen. Bei Verfassen der Aufgabe wird zwischen verschiedenen Aufgabenstellungen ausgewählt und auch die Antwort kann selektiert werden. Entsprechend der Auswahl werden die Aufgaben im Info-Board zugeordnet. Empfänger können keine Aufgaben löschen.