Was ist
per documaps?
Projektdatenmanagement für Architekten und Ingenieure. Aufwendige Dokumenten- bzw. Informationssuche in Projekten entfällt, bei der Erstellung neuer Dokumente als auch bei der Suche nach Informationen, wie Ihnen unser Praxisbeispiel später zeigen wird. Dokumente werden automatisch mit relevanten Projektdaten gespeichert. Dokumentenmanagement, Stundenbuch, Controlling, vollständige HOAI, Revisionsverwaltung sind nur einige Beispiele. Darüber hinaus bietet per documaps® eine schnelle Volltextsuche auf Ihren gesamten Dokumentenbestand.
Warum
per documaps?
Was sind
Ihre Vorteile?
Lernen Sie uns kennen
Arbeitszeit im Unternehmen
Wir haben einen Querschnitt ermittelt, wie viel Zeit ein Mitarbeiter ohne eine Softwarelösung für verschiedene Tätigkeiten benötigt. Bei einem Büro von 20 Mitarbeitern entspricht der Arbeitsaufwand mehr als 100 Arbeitstagen im Jahr. Mit der Softwarelösung von documaps reduziert sich der Arbeitsaufwand um mindestens 70 Prozent.
Möchten Sie mehr erfahren? Gerne stellen wir Ihnen unsere Lösung vor.
- Durchschnittlicher Aufwand ohne Software
- Durchschnittlicher Aufwand mit per documaps
Funktionen
Dokumentenfluss
per documaps® organisiert und verwaltet Ihre Dokumente und Dateien.
Zusätzlich verwaltet per documaps® Kontakte, GEO- und Projektdaten. Sie können nach beliebigen Kriterien eines Projektes suchen und die gewünschten Dokumente sofort finden.
Stundenbuch
Im Stundenbuch werden Arbeits- und Fehlzeiten erfasst, und es dient zur Abwicklung von Reisekosten zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Feiertage (für Deutschland), Urlaubsanspruch und Wochenarbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter werden verwaltet.
Mitarbeiterauswertung von Stundenlisten, Wochenstunden, Projektstunden und Monatsstunden. Zeiten, Kilometer, Reise- und Nebenkosten werden direkt auf das Projekt in der jeweiligen Leistungsphase vom Mitarbeiter gebucht.
Alle erfassten Informationen und möglichen Auswertungen sind auch in Text- oder Tabellenform exportierbar.
In der Stundenbuchverwaltung werden die Stundenbücher der einzelnen Mitarbeiter verwaltet. Zusätzlich definieren Sie Feiertage, Urlaub, Nebenkosten, externe Rechnungen, genehmigen Überstunden und behalten die Übersicht über Projekte und Mitarbeiter.
HOAI
Revisionsverwaltung
Telefonintegration
Bei Aktivierung der CTI in per documaps werden ankommende Anrufe in der Anruferkonsole erfasst und mit allen vorhandenen Daten angezeigt. So kann während eines eingehenden Anrufs das Projekt des Kunden geöffnet werden um nötige Informationen verfügbar zu haben. Das Fenster springt in den Vordergrund und zeigt Ihnen den Anrufer mit Rufnummer und Firmendaten, projektbezogene Ansprechpartner und involvierte Mitarbeiter und deren Status (Mitarbeiterstatus) an. Sie wählen das passende Projekt und haben alle Daten zur Verfügung.
Zusätzlich zur CTI-Funktionalität bietet die Anruferkonsole eine schnelle Suche nach beliebigen Kriterien zu Firmen, Adressen und Personen.
Aufgabenverteilung
Die Aufgabenverteilung ist mit wenigen Klicks erledigt. Sie wählen das Projekt, die Priorität, Fälligkeitsdatum, den Empfänger und beschreiben die Aufgabe. Der Empfänger erhält einen Hinweis dass eine neue Aufgabe für Ihn eingetroffen ist und sieht im Info Board alle nötigen Informationen. Als Antwort ist Rückfrage oder erledigt möglich. Die Nachricht wird automatisch nach Klick als gelesen markiert, ein Zurücksetzen ist nicht möglich. Die Aufgabe kann direkt im Info Board bearbeitet und in den Corporate Explorer übernommen werden. Die Aufgabe wird automatisch ihrem aktuellen Status nach in den entsprechenden Ordner (Neu, Bearbeitung, Rückfrage, Antworten, Fertig) verschoben.
Das Aufgabenmanagement teilt sich in empfangene und delegierte Aufgaben auf.
Suche & Volltextsuche
Suche – Die komfortable und schnelle Suche im lässt keine Wünsche offen. Sie können nach Adressen, Orten, Straßen, Namen, Nummern suchen, die Suche beginnt während der Eingabe. Egal welches Suchkriterium, auch in Kombinationen, Sie verwenden, die Suchergebnisse werden noch bei der Eingabe angezeigt. Zusätzliche Filter ermöglichen ein schnelles und effizientes Arbeiten.
Volltextsuche – Die Volltextsuche gestattet Ihnen, nicht nur beliebige Dateien (auch CAD, PDF usw.) zu durchsuchen.
Sie können zusätzlich Filter und logische Abfragen definieren. Eine Vorschau- und Bearbeitungsmöglichkeit sind ebenfalls im Eingabefenster integriert.
Mobilität
Anwendungsintegration
GEO Explorer mit Suche
Twin Explorer
Per documaps® stellt eine Vielzahl von Funktionen bereit, die das Tagesgeschäft im Büro und unterwegs vereinfachen. Ziel aller Funktionen ist es, Sie im Tagesgeschäft zu unterstützen und Abläufe zu optimieren. Per documaps® stellt mit dem Corporate Explorer ein hocheffizientes Werkzeug zur Verfügung. Per documaps® stellt mit dem Twin Explorer ein hocheffizientes Werkzeug zur Verfügung.
Der Twin Explorer kann in der Twin Ansicht eine Vielzahl von Aufgaben erledigen.
Zum einen bietet er die bekannte Möglichkeit, bequem und per drag and drop Dokumente zu organisieren.
Die rechte Hälfte kann für die Karten- oder Voransicht von Dokumenten genutzt werden. In der Kartenansicht sehen Sie die aktuelle Projektposition und in der Voransicht den Inhalt des im linken Fenster ausgewählten Dokumentes. Wenn im rechten Fenster auch die Projektansicht gewählt wird, können Projekte miteinander verglichen oder Dokumente organisiert werden. Als besonders effizient zeigt sich die Suchfunktion im Twin Explorer. Noch während der Eingabe beginnt die Suche. Ob Sie nach einem Projekt, Kontakt oder Dokument suchen ist dabei egal. Sie können beliebige Kriterien miteinander kombinieren und müssen diese nicht einmal ausschreiben. Suchergebnisse die mit Ihnen verknüpft sind werden grafisch hervorgehoben.
Datenverfügbarkeit
per documaps® arbeitet serverbasiert. Das bedeutet für Sie eine neue Art der Flexibilität. Ob Sie im Büro an Ihrem Desktop-Rechner arbeiten oder mit Ihrem Notebook im Homeoffice oder unterwegs sind, wir sorgen dafür, dass Ihre Daten in gewohnter Weise zur Verfügung stehen.
Die Datensicherheit ist selbstverständlich auch bei per documaps auf dem höchsten Stand. Wir sorgen dafür dass Ihre Daten auch bei Ihnen bleiben. Per documaps® bietet die Möglichkeit der automatischen Sicherung. Die Backup-Intervalle werden bei der Installation konfiguriert und können so wie das gesamte System von Ihrem Administrator verwaltet werden.
Kostenkontrolle
In der Stundenbuchverwaltung werden die Stundenbücher der einzelnen Mitarbeiter verwaltet. Zusätzlich definieren Sie Feiertage, Urlaub, Nebenkosten, externe Rechnungen, genehmigen Überstunden und behalten die Übersicht über Projekte und Mitarbeiter.
Im Stundenbuch werden Arbeits- und Fehlzeiten erfasst, und es dient zur Abwicklung von Reisekosten zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber. Feiertage (für Deutschland), Urlaubsanspruch und Wochenarbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter werden verwaltet. Mitarbeiterauswertung von Stundenlisten, Wochenstunden, Projektstunden und Monatsstunden. Zeiten, Kilometer, Reise- und Nebenkosten werden direkt auf das Projekt in der jeweiligen Leistungsphase vom Mitarbeiter gebucht.
Alle erfassten Informationen und möglichen Auswertungen sind auch in Text- oder Tabellenform exportierbar.
Controlling
Interne Kommunikation
Ihr Nutzen
Nie wieder eine Suche nach Dokumenten im Unternehmen.
Durch die einfache Bedienung von per documaps und das Dokumentenmanagement sind alle Unterlagen an dem dafür vorgesehenen Platz.
Haben alle die neue Version? Auch das Organisieren von Vorlagen gehört der Vergangenheit an.
In der Vorlagenverwaltung erstellen und ändern Sie die Vorlagen und sofort sind diese systemweit verfügbar.
Die mobile Lösung von per documaps® optimiert auch Ihre Tätigkeit, während Sie unterwegs sind.
Es ist nicht mehr nötig unzählige Kontakte im Smartphone zu speichern und pflegen.
Die mobile Lösung stellt alle Kontaktdaten und Dokumente für Sie bereit.
Wie bei per documaps® selbst haben Sie die letzten Kontakte und Projekte sofort im Blick.
per documaps setzt neue Maßstäbe bei der internen Kommunikation und der Aufgabenverteilung.
Nie war es einfacher und effizienter Nachrichten und Aufgaben zu bearbeiten.

Kontakt
Fon:
02972 / 97 21 72
Fax:
02972 / 97 21 18
Support Hotline:
02972 / 97 21 72
Mail:
kontakt@documaps.de